Verfahren
1. Die Stiftung schreibt in regelmäßigen zeitlichen Abständen ein Schenkungs- bzw. Zuwendungsprojekt aus. Die Ausschreibung wird an Leiter(innen) pädiatrischer Einrichtungen, namentlich an Chefärztinnen und Chefärzte von Kinderkliniken des öffentlichen Gesundheitswesens in Bulgarien, gesandt.
2. Bewerbungen mit konkreten Vorschlägen für mögliche Gegenstände einer Schenkung können von allen Leiter(inne)n pädiatrischer Einrichtungen, namentlich von Chefärztinnen und Chefärzten von Kinderkliniken des öffentlichen Gesundheitswesens in Bulgarien, an die Stiftung gerichtet werden. Privat finanzierte Einrichtungen, namentlich Privat-Kinderkliniken oder Kinderkliniken von Privat-Krankenhäusern, sind ausgeschlossen.
3. Nach Ablauf der Bewerbungsfrist entscheidet die Stiftung darüber, welche Bewerbung berücksichtigt wird. Es können auch mehrere Bewerbungen berücksichtigt werden. Sie informiert alle Bewerber über das Ergebnis.
4. In Absprache mit den Verantwortlichen der pädiatrischen Einrichtungen, deren Bewerbungen berücksichtigt werden, wird konkret festgelegt, für welche Gegenstände oder für welche Maßnahmen die Zuwendungen erfolgen. Geldzuwendungen sind ausgeschlossen.
5. Sowohl von Seiten der betreffenden pädiatrischen Einrichtungen als auch von Seiten der Stiftung werden Angebote für die festgelegten Gegenstände bzw. Maßnahmen eingeholt. Nach Prüfung und Vergleich der Angebote wird in Abstimmung zwischen der Stiftung und den betreffenden Verantwortlichen der pädiatrischen Einrichtungen festgelegt, welche der Angebote angenommen werden. Alle Einrichtungen, die Angebote unterbreitet haben, werden über das Ergebnis informiert.
6. Zwischen der Stiftung und der juristischen Person, zu der die betreffende pädiatrische Einrichtung gehört (im Regelfall ein Krankenhaus), wird ein Schenkungsvertrag in deutscher und in bulgarischer Sprache geschlossen. Möglich ist auch der Abschluss eines Schenkungsvertrags allein in englischer Sprache. Nachdem die Stiftung den unterzeichneten Vertrag erhalten hat, erteilt sie den Kaufauftrag für die festgelegten Gegenstände der Schenkung und den Auftrag, diese der betreffenden pädiatrischen Einrichtung zu übergeben.
7. Bei der Lieferung der Schenkungs-Gegenstände wird ein Übergabe-Empfang-Protokoll durch die Leiterin bzw. den Leiter der pädiatrischen Einrichtung und dem Vertreter der beauftragten Firma unterzeichnet. Das Original dieses Protokolls muss an die Stiftung gesandt werden.
8. Die Leiterin bzw. der Leiter der pädiatrischen Einrichtung sowie zwei weitere ihrer leitenden Mitarbeiter (in der Regel leitende Ärztinnen oder Ärzte) müssen eine Deklaration über den Erhalt der Schenkungs-Gegenstände in englischer Sprache („Confirmation of Receipt“) unterschreiben und der Stiftung zusenden. Diese Deklaration muss auf dem Briefbogen der juristischen Person (also in der Regel des Krankenhauses) geschrieben sein, mit der die Stiftung den Vertrag geschlossen hat.