Procédure
1. La fondation publie régulièrement un appel d'offres pour un projet de donation. Elle envoie l'appel à des chefs des institutions pédiatriques, notamment à des médecin-chefs de cliniques pédiatriques de la santé publique en Bulgarie.
2. Des candidatures avec des propositions concrètes pour des objets possibles de la donation peuvent être adressées à la fondation par chaque chef d'une institution pédiatrique, notamment par chaque médecin-chef d'une clinique pédiatrique de la santé publique en Bulgarie. Le secteur privé est exclu.
3. À l'expiration de la date limite de dépôt des candidatures, la fondation décide quelle candidature sera prise en considération. Elle informe tous les candidats sur le résultat.
4. En accord avec les chefs des institutions pédiatriques, dont la candidature est prise en considération, la fondation décide sur les objets de la donation. Des donations en argent liquide sont exclues.
5. Et les institutions pédiatriques et la fondation demandent des offres et des devis pour les objets désignés de la donation. Après examen et comparaison des offres, une décision sera prise sur les offres choisies, de nouveau en accord entre la fondation et les institutions pédiatriques en question. La fondation informe toutes les entreprises, qui ont soumis des offres, sur le résultat.
6. Un contrat de donation en langue allemande et en langue bulgare (ou alternativement un contrat en anglais) sera conclu entre la fondation et la personne morale représentant l'institution pédiatrique en question (l'entité juridique étant habituellement un hôpital). Après la réception du contrat signé, la fondation donne l'ordre officiel pour l'achat des objets de la donation et pour leur livraison à l'institution pédiatrique en question.
7. Lors de la livraison, un procès-verbal de remise et réception doit être signé par le chef de l'institution pédiatrique et le représentant de l'entreprise chargée de la livraison. Le procès-verbal original doit être envoyé à la fondation.
8. Le chef de l'institution pédiatrique et deux autres de ses cadres supérieurs (habituellement des pédiatres exerçant une fonction dirigeante) doivent signer une déclaration en anglais („Confirmation of Receipt“) sur la réception des objets de la donation et l'envoyer à la fondation. Cette déclaration doit être écrite sur la feuille à en-tête de la personne morale avec quelle la fondation a conclu le contrat.